Web Tasarım Firmasıyla Yapılan Sözleşmede Neler Olmalı?

Web Tasarım Sözleşmesinin Kapsamı Neden Önemlidir?

Web tasarım sözleşmesinin temel amacı, hizmet ilişkisindeki beklentileri doğrulanabilir hükümlere dönüştürmektir. Sözleşme; teklif, teknik şartname, fonksiyon listesi, proje planı ve bakım koşulları arasında bağlantı kurmalıdır. Böylece “kurumsal web sitesi hazırlanması” gibi genel bir ifade yerine, tarafların neyi hangi koşullarda teslim veya temin edeceği anlaşılır hâle gelir.

Sözleşme hangi temel riskleri kontrol etmelidir?

Açık bir sözleşme, proje risklerini tamamen ortadan kaldırmaz; ancak sorumlulukların ve karar yöntemlerinin önceden anlaşılmasını sağlar. Kapsamın değişmesi, içeriğin gecikmesi, bir entegrasyonun beklenenden karmaşık çıkması veya üçüncü taraf hizmetin değişmesi gibi durumlar için izlenecek yöntem tanımlanmalıdır. Hükümler yalnızca sorun çıktığında değil, günlük proje yönetiminde de kullanılabilmelidir.

• Projenin amacı, kapsamı ve doğrulanabilir teslimatları belirtilmelidir.
• Teklif ve teknik eklerin sözleşmeyle ilişkisi kurulmalıdır.
• Tarafların görevleri, iletişim yetkilileri ve onay mercileri tanımlanmalıdır.
• Değişiklik, gecikme ve uyuşmazlık durumlarında izlenecek yöntem açıklanmalıdır.
• Yayın sonrası sorumluluklar proje tesliminden ayrı olarak düzenlenmelidir.

Planlar değersizdir, fakat planlama her şeydir. - Dwight D. Eisenhower

Proje Kapsamı ve Tarafların Sorumlulukları Nasıl Yazılır?

Proje kapsamı; sayfa ve içerik türlerini, kullanıcı rollerini, dilleri, formları, yönetim panelini, entegrasyonları ve teknik teslimatları tanımlamalıdır. Web sitesi teknik şartnamesi kapsamlı projelerde sözleşmenin eki olarak kullanılabilir. Tasarım, yazılım ve içerik işlerinin hangi ölçütlerle tamamlanmış sayılacağı da yalnızca genel hizmet adlarıyla değil, incelenebilir çıktılarla açıklanmalıdır.

Müşteri ve web tasarım firması hangi görevleri üstlenir?

Web tasarım firması genellikle analiz, tasarım, geliştirme, test ve teknik yayın çalışmalarını üstlenirken müşteri; içerik, kurumsal materyal, gerekli erişimler, mevzuata ilişkin metinler ve zamanında geri bildirim sağlamakla sorumlu olabilir. Bu dağılım projeye göre değişir. İçerik yazımı, çeviri, görsel temini veya veri aktarımı ayrıca alınacaksa kapsamda ve sorumlu taraflar arasında açıkça gösterilmelidir.

• Sayfa türleri, modüller ve kullanıcı rolleri liste hâlinde tanımlanmalıdır.
• Çok dilli yapıda çeviri ve içerik girişinin sorumlusu belirtilmelidir.
• Entegrasyonların veri yönü ve temel işlevleri açıklanmalıdır.
• Müşterinin sağlayacağı içerik, erişim ve onaylar belirlenmelidir.
• Kapsam dışındaki içerik, yazılım ve altyapı hizmetleri ayrıştırılmalıdır.
• Proje sorumluları ve bağlayıcı onay verebilecek kişiler tanımlanmalıdır.

Takvim, Revizyon ve Değişiklik Talepleri Nasıl Yönetilir?

Proje takvimi yalnızca tek bir bitiş tarihi vermek yerine analiz, tasarım, geliştirme, içerik, test ve yayın gibi kilometre taşlarını göstermelidir. Teslim süresi; entegrasyonlara, içeriklerin hazırlanmasına, kararların verilmesine ve geri bildirimlerin zamanında iletilmesine bağlı olabilir. Bu nedenle tarafların onay süreleri, bağımlılıkları ve gecikme durumunda takvimin nasıl güncelleneceği sözleşmede açıklanmalıdır.

Revizyon ile yeni kapsam arasındaki fark nedir?

Revizyon, onaylanmış kapsam içinde sunulan çıktının geri bildirim doğrultusunda düzeltilmesidir; yeni sayfa, işlev, entegrasyon veya değişen iş kuralı ise ek kapsam oluşturabilir. Web tasarım revizyon hakkı aşama, tur veya konu bakımından tanımlanmalı; sınırsız ve yoruma açık bırakılmamalıdır. Ek taleplerin takvim, maliyet ve teknik mimari etkisi yazılı değişiklik yönetimiyle onaylanmalıdır.

• Projenin kilometre taşları ve her aşamadaki teslimatlar gösterilmelidir.
• Geri bildirim, revizyon ve onay yöntemleri yazılı hâle getirilmelidir.
• Müşteri kaynaklı beklemelerin takvime etkisi açıklanmalıdır.
• Revizyon kapsamı ve yeni özellik talebi birbirinden ayrılmalıdır.
• Ek iş başlamadan önce kapsam, ücret ve süre etkisi onaylanmalıdır.
• Sözlü taleplerin hangi yöntemle resmî değişiklik sayılacağı belirlenmelidir.

Ücret, Ödeme Planı ve Ek Giderler Nasıl Belirlenir?

Web tasarım sözleşmesindeki ücret, mümkün olduğunda tanımlı kapsam ve teslimatlarla ilişkilendirilmelidir. Ödeme planı başlangıç, tasarım onayı, geliştirme tamamlanması, kullanıcı kabulü veya yayın gibi proje kilometre taşlarına bağlanabilir. Kullanılacak model ne olursa olsun ödeme koşulu, faturalandırma, vergiler, gecikme durumu ve projenin durdurulmasının sonuçları tarafların anlayabileceği açıklıkta yazılmalıdır.

Hangi maliyetler ana teklifin dışında kalabilir?

Hosting, alan adı, ücretli tema, eklenti, yazı tipi, stok görsel, API kullanımı veya üçüncü taraf servisleri ana proje bedeline dahil olmayabilir. Sözleşme, bu giderlerin kimin tarafından ödeneceğini, yenilemelerin nasıl izleneceğini ve fiyat değişikliklerinin hizmete nasıl yansıyacağını belirtmelidir. Projenin iptali hâlinde tamamlanan çalışmaların, peşin ödemelerin ve kullanılabilir teslimatların durumu ayrıca düzenlenmelidir.

• Toplam bedelin hangi kapsam ve teslimatları içerdiği gösterilmelidir.
• Ödeme aşamaları doğrulanabilir proje kilometre taşlarına bağlanmalıdır.
• Vergi ve para birimi gibi ticari unsurlar açıkça yazılmalıdır.
• Lisans, hosting ve üçüncü taraf maliyetleri ayrı gösterilmelidir.
• Ek işlerin hesaplanma ve onaylanma yöntemi tanımlanmalıdır.
• İptal veya durdurma durumunda tarafların yükümlülükleri belirtilmelidir.

Kaynak Kodu ve Fikrî Mülkiyet Hakları Kime Aittir?

Kaynak kodu sahipliği, tasarım dosyalarının teslimi, fikrî mülkiyet devri ve kullanım lisansı aynı kavramlar değildir. Projeye özel üretilen tasarım ve yazılım üzerindeki hakların ne zaman, hangi kapsamda ve hangi koşullarla devredileceği veya lisanslanacağı sözleşmede açıklanmalıdır. Ödeme yapılması tek başına bütün çalışma dosyalarının ve hakların kendiliğinden devredildiği varsayımına bırakılmamalıdır.

Üçüncü taraf ve açık kaynak lisansları nasıl ele alınır?

Web sitesi; açık kaynak kütüphaneler, hazır tema veya eklentiler, stok görseller, yazı tipleri ve harici servisler içerebilir. Web tasarım firması bu bileşenlerin kendisine ait olmadığını, kullanım koşullarını ve yenileme sorumluluğunu açıklamalıdır. Kuruma özel kod ile firmanın önceden geliştirdiği genel bileşenler de ayrıştırılmalı; yeniden kullanım ve değişiklik yapma hakları sözleşmede belirlenmelidir.

• Kaynak kodunun devir veya kullanım lisansı koşulları açıklanmalıdır.
• Düzenlenebilir tasarım dosyalarının teslimata dahil olup olmadığı belirtilmelidir.
• Müşterinin sağladığı içerik ve marka varlıklarının hakları korunmalıdır.
• Üçüncü taraf bileşenler ve lisans sahipleri görünür hâle getirilmelidir.
• Lisansların kullanım, yenileme ve devredilebilirlik koşulları doğrulanmalıdır.
• Firmanın önceden geliştirdiği bileşenler projeye özel koddan ayrılmalıdır.

Teknik Teslimatlar ve Veri Güvenliği Nasıl Düzenlenir?

Teknik teslimatlar; çalışan web sitesinin yanında kaynak dosyaları, veri tabanı, yönetici erişimleri, yapılandırmalar, dokümantasyon ve gerekli hesap bilgilerini kapsayabilir. Alan adı, hosting, analitik ve benzeri kurumsal hesapların sahipliği açık olmalıdır. Hesapların yalnızca hizmet sağlayıcının kontrolünde kalması, firma değişikliği veya sözleşmenin sona ermesi sırasında erişim ve iş sürekliliği riski yaratabilir.

KVKK kapsamındaki roller sözleşmede nasıl ele alınır?

Kişisel veri işlenen bir projede veri sorumlusu ve varsa veri işleyen rolleri, işlemenin gerçek yapısına göre değerlendirilmelidir. Toplanan veriler, işleme talimatları, erişimler, saklama, silme, aktarım, güvenlik tedbirleri ve ihlal durumundaki iletişim yöntemi belirlenmelidir. KVKK uyumluluğu yalnızca gizlilik metni veya çerez bildirimi eklemekten oluşmaz. Hukuki ve teknik sorumluluklar ilgili uzmanlarla birlikte incelenmelidir.

• Alan adı ve kurumsal hesapların sahipliği açıkça belirtilmelidir.
• Yönetici erişimleri güvenli ve devredilebilir biçimde düzenlenmelidir.
• Veri tabanı, dosya ve yapılandırma teslimatları tanımlanmalıdır.
• Gizli bilgilerin kullanım amacı ve erişim sınırları belirlenmelidir.
• Veri işleme talimatları ile teknik ve idari tedbirler ilişkilendirilmelidir.
• Alt hizmet sağlayıcıların ve harici servislerin rolü değerlendirilmelidir.

Test, Kullanıcı Kabulü ve Garanti Nasıl Tanımlanır?

Web sitesinin teslim edilmiş sayılması, yalnızca dosyaların sunucuya yüklenmesine bağlanmamalıdır. Fonksiyon, tarayıcı, mobil uyumluluk, içerik, performans, erişilebilirlik ve güvenlik kontrollerinin kapsamı belirlenmelidir. Kullanıcı kabul testi, müşterinin sistemin sözleşmede ve teknik şartnamede tanımlanan ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığını doğruladığı süreçtir; öznel beğeniden ayrılan ölçülebilir kabul kriterlerine dayanmalıdır.

Hata, eksik teslimat ve yeni talep nasıl ayrılır?

Tanımlı işlevin çalışmaması hata, kararlaştırılan teslimatın bulunmaması eksik iş, mevcut çıktının kapsam içindeki düzenlenmesi revizyon, daha önce tanımlanmayan işlev ise yeni talep sayılabilir. Bu ayrım kabul ve garanti sürecindeki uyuşmazlıkları azaltır. Garanti hükümleri hangi kusurların giderileceğini, bildirimin nasıl yapılacağını ve üçüncü taraf değişikliklerinin sorumluluğa etkisini açıklamalıdır.

• Test kapsamı desteklenen cihaz, tarayıcı ve işlevlere göre belirlenmelidir.
• Kabul kriterleri teknik şartnamedeki gereksinimlerle eşleştirilmelidir.
• Tespit edilen sorunların kayıt ve önceliklendirme yöntemi tanımlanmalıdır.
• Hata, eksik iş, revizyon ve yeni özellik ayrı değerlendirilmelidir.
• Yayın onayını verecek yetkili kişiler belirtilmelidir.
• Garanti kapsamı, istisnaları ve bildirim yöntemi açıklanmalıdır.

Bakım, Teknik Destek ve Hizmet Seviyesi Neleri Kapsar?

Bakım, garanti, teknik destek ve sürekli geliştirme farklı hizmetlerdir. Garanti, teslim edilen kapsamdaki hataların ele alınmasını; bakım güncelleme, kontrol ve koruyucu işlemleri; teknik destek meydana gelen olaylara müdahaleyi; sürekli geliştirme ise yeni ihtiyaçların planlanmasını kapsayabilir. Sözleşme, proje bedeline hangi hizmetlerin dahil olduğunu ve hangileri için ayrı anlaşma gerektiğini göstermelidir.

SLA ve yedekleme koşulları nasıl yazılmalıdır?

Hizmet seviyesi sözleşmesi veya SLA; destek kanallarını, çalışma zamanlarını, olayların önceliklendirilmesini ve hedeflenen müdahale yaklaşımını tanımlar. Her sorun için aynı çözüm süresi vaat etmek yerine olayın etkisine ve teknik bağımlılıklara göre gerçekçi sınıflar kullanılmalıdır. Web sitesi yedekleme hükümleri ise kapsam, sıklık, saklama, erişim, geri yükleme sorumluluğu ve kurtarma testlerini açıklamalıdır.

• Garanti, bakım, destek ve geliştirme hizmetleri ayrı tanımlanmalıdır.
• Destek talebinin hangi kanaldan bildirileceği belirtilmelidir.
• Olay öncelikleri iş etkisine göre sınıflandırılmalıdır.
• Müdahale ve çözüm kavramları birbirinden ayrılmalıdır.
• Yazılım ve lisans güncellemelerinin sorumlusu açıklanmalıdır.
• Yedekleme ile geri yükleme testlerinin kapsamı belirlenmelidir.

Fesih ve Devir Teslim Hükümleri Nasıl Planlanır?

Sözleşmenin sona ermesi veya web tasarım firmasının değiştirilmesi, web sitesinin kullanımını durdurmamalı ve kurumsal verileri erişilemez hâle getirmemelidir. Fesih koşulları; tamamlanan işlerin durumu, kalan ödemeler, lisanslar, gizlilik ve devam edecek yükümlülüklerle birlikte düzenlenmelidir. Devir teslimin hangi formatta, hangi hesaplar ve hangi dokümantasyonla yapılacağı önceden açıklanmalıdır.

Sözleşme firma seçiminde nasıl bir ölçüt oluşturur?

Profesyonel bir sözleşme yaklaşımı, web tasarım firmasının kapsamı yönetebildiğini ve teknik teslimatlarını açıklayabildiğini gösterebilir; ancak tek başına hizmet kalitesi garantisi değildir. Teklifler aynı kapsam, hak, güvenlik, test ve destek ölçütleriyle karşılaştırılmalıdır. Uygulanacak hukuk, yetki, sorumluluk, fesih ve uyuşmazlık hükümleri proje özelinde değişebileceğinden nihai metin yetkin bir hukuk uzmanına inceletilmelidir.

• Fesih nedenleri ve bildirim yöntemi açık biçimde düzenlenmelidir.
• Kaynak kodu, veri tabanı, dosya ve güncel yedekler teslim edilmelidir.
• Alan adı, hosting ve yönetici hesaplarının erişimleri aktarılmalıdır.
• Lisansların devredilebilirliği ve yenileme sorumluluğu kontrol edilmelidir.
• Teknik dokümantasyon ve gerekli bilgi aktarımı kapsamda bulunmalıdır.
• Gizlilik ve veri koruma yükümlülüklerinin devamı değerlendirilmelidir.
• Nihai sözleşme güncel mevzuata göre hukuk uzmanı tarafından incelenmelidir.